浅析如何做好企业物资招标工作

摘要:我国生产力的不断发展使得招投标活动日趋普及,近年来,招投标工作领域不断拓展,使之成为企业生产经营活动中不可或缺的一个重要环节。为了进一步实现我国的企业内部物资采购工作的规范化,我国很多企业已经确立了适合本企业发展的物资购招标管理模式。通过物资采购招标工作,企业可以对自身的发展供需、物资价格的变动及供货商信誉问题有更为深入的认识和了解,并且有利于采购范围的扩大和采购成本的降低。此外,科学的物资购招标管理模式可以有效规避采购风险,将采购损失降到最低程度。因此,要实现企业的稳步、可持续发展,规范企业物资管理尤为重要。企业物资招标的实践与探究证明,只有在物资采购领域加大招投标工作力度,才能最大限度降低企业生产成本,提高企业整体效益。

关键词:物资招标;存在问题;采购措施

一、前言

在一个企业庞大复杂的管理体系中, 人、财、物的管理是最基本的组成部分。而要使管理工作得到一个质的提升,必须加强对物资的管理。企业物资招标采购管理是物资管理的重中之重,其管理质量在一定程度上决定了企业的整体效益和生命力。当今的社会经济发展迅速,我国部分企业为了规范内部物资采购行为,结合企业自身发展特点推出了相关的物资招标制度。这些制度的实施不仅提高了企业管理人员对物资变动感知的敏感度,还能准确把握内部的供求变化情况,更好地了解供货商信誉,从而结合需求角度与物资方面来进行采购范围控制,避免了物资采购过程出现的违规行为,纯洁了内部采购工作。长期的实践证明,只有改变传统的管理模式,促使物资采购时间缩短到最小化,提升采购效率,才能实现采购效益的最大化。此外,只有提升企业物资招标采购管理的质量和水平,才能有效降低企业采购成本, 使物资在经营过程中的损失控制在一定范围内,达到规避物资采购风险的目的。

二、当前企业物资采购招标中存在的主要问题

(一)价格机制不完善

当前企业物资采购招标的价格机制并不完善。很多招标人在招标活动中对原材料或产品的价格划定上并不明确,模棱两可,并且存在着许多隐形的附加条件。采购人员对原材料进行采购的时候,对市场研究不到位,对市场供求状况和价格走势不调研。往往在原材料价格上容易受到招标人的误导,导致做出错误的选择。等真正确定买卖关系的时候,就发现自己潜意识里面的原材料价格跟招标人设定的价格并不相符,并且随之而来是一系列附加条件,这就对采购方极为不利,极易引发双方矛盾。

(二)管理流程比较混乱认识不到位

调查发现,目前有的企业物资采购管理的流程相当混乱,严重阻碍了管理工作进程,降低管理工作效率。企业在生产经营过程中,不科学规划管理流程,极有可能导致采购成本超标现象;部分企业内部分工不明确,造成员工之间相互推却工作,员工的工作积极性不高。企业内部不同层面管理不同物资,导致采购出现严重的分散现象。这种分散的采购模式虽然在一定程度上满足了企业物资的快速配置,但实践起来十分困难,因为企业难以进行大批量的采购,这样各个下属部门的具体采购情况便无法实现有效控制,这也意味着企业预算的采购成本将会增加。

(三)招标投标过程中存在不公平性

我国招投标法明确规定招标要遵循公平、公正、公开原则,但实际的招投标工作中存在着不少“违规操作”、“暗箱操作”情形。但这种类型的招投标很难从工作环节里分析其违规性,但无形之中很多潜在的投标人公平竞争的机会却被剥夺了。此外,很多公开招标项目的管理模式存在“明招暗定”现象,这就导致很多“关系标”和“权力标”的出现。一些招标投标活动当事人相互串通,围标串标,直接或间接影响了行业的公平竞争,严重阻碍行业的健康发展。

(四)物资招标人员的素质有待提高

很多企业物资管理人员来自于技术工人或以工代干转型人员,没有经过系统的学习,对物资业务不熟悉,因此文化水平不统一,参差不齐,基层物资管理人员整体业务素质偏低。

物资采购工作本身具有明显的专业性与技术性,采购人员应该对物资市场的动态有最直观、最全面的认识,并且要掌握相关的经济学知识。而这些对物资市场的敏感度以及需要具备的知识是大多数采购人员没有具备的。采购人员的采购工作在某种意义上是一种金钱交易,这就需要采购人员在工作工程中始终保持着良好的职业素质与责任意识。然而,在各种因素的干扰下,采购工作需要根据企业需求的变化而进行相应的调整,这就容易导致企业采购人员与外部人员联手操作,做出违法违纪的事情,严重破坏物资采购管理。

三、提升企业物资招标质量的有效策略

(一)完善企业招标采购管理制度

制定完善采购责任制、质量检验责任制及价格管理责任制,使得采购质量得到相关制度的保证,尽量减少采购到质量不合规格的产品,避免劣质产品进入生产环节,提高企业民主管理力度,制定适应现代化发展的企业制度,切实提高工作实效。完善与规范物资招标采购环节,始终坚持公平、公正、公开、诚实信用原则。实现招标采购的集中化,进一步规范相互制约管理制度,规范招标采购制度,实现集中把关采购产品质量、集体进行质量审核、逐级审批,加强审批环节的监督、管理,这样才可以真正使得采购质量得到保障,使采购成本控制在预算范围内。

企业内部管理制度在很大程度上决定了企业的生死存亡,然而加强其管理工作不是一朝一夕的事情,除了在企业制度本身方面进行完善外,还需要辅以其它手段进行管理。首先,加强对采购材料质量的检验,进行科学的物资计量,及验收入库等基础工作原始记录,确定标书上面的质量、数量及交货时间等内容与购进的中标物资相一致,防止出现以次充好、以少报多等不利于企业生产的现象发生。

  其次,要加强招标工作专门的考核制度,招标工作要接受监督部门的严格检查,对于购买方原因或操作违规而造成的购进材料质量不达标,材料数量跟标书不符合的现象,可以对相关责任工作人员进行必要的职业能力考核。招标工作失误导致的错误,应该加强对招标领导小组成员的考核;验收失职导致的错误,则加强对相关业务人员的考核。企业按照错误的轻重程度及损失情况进行相应的扣奖、罚款及岗位调离等处罚。再次,对投标供应商资格进行预审,及加强财务监控招标工作中的力度,企业应该加强跟信誉好、价廉物美的供货单位之间的合作,开标前应进行技术交流,必要时签订技术协议。在购进价格的制定上,应该实现现款、抵款及商业票据等不同付款方式的有效结合,实现合理公平。

最后,对于采购的原材料在数量、质量上存在疑问的供货单位,采取必要的制约措施来处理,也可以暂停支付货款。制定原材料质量供货单位内部退货制度,减少数量不够,质量不过关的原材料进入采购范围。

(二)加强企业招标采购队伍建设

招标采购人员除了需要掌握过硬的业务技术、遵章守纪、严于律己,还应该拥有良好的职业素养。对于一些职业素质低,屡教不改的人员应该进行相应的调整。要在采购人员成长过程中,不断丰富他们的职业知识,提高他们采购的基础水平和业务技术,让他们能够正确理解知识,并能运用知识进行熟练的操作。因此,可以定期对采购人员进行相关培训,抓住工作重点与技巧,努力学习电子商务,切实提高工作效率。同时,还要鼓励采购人员要不断加强自己的自觉学习能力,保持求实求是科学严谨的工作作风,认真计划采购的每一个环节,认真做好工作中的每一个细节,不断优化自身的知识结构,用科学、发展的理念进行采购工作,提高工作实效。加强他们对相关政策、法规法律的认识与掌握,使他们在采购工作中规范自己的采购行为。在法律的约束下,强化自身的工作素质,提升自身的责任意识,保证不受外界不当利益因素的诱惑而做出违法违纪的行为。

(三)完善企业物资招标流程和评审过程

完善和规范招标采购程序意义重大。这就需要物资招标采购部门完善招标流程及评审过程。采购部门应该对技术资料进行认真查阅、核实技术数据、明确招标的品种,还要对采购的数量予以规定。对于采购信息的整理与收集,可以通过网络传媒查找生产厂家相关资料,分析整理相关资料,然后以电子邮件、网上查询及电话联系手段与生产厂家交流接触,对招标品种进行市场调研,并适当预测价格。在资源地分布、质量标准及运输方式等层面进行同口径对标比价。此外,采购部门应该分析现行车间生产工艺现状,并积极与质量检验部门进行沟通,这有利于招标采购物料质量技术标准的确定。

同时,企业应该积极管理与监督物资招标采购工作,运用“分口把关、权力分解”手段,促使采购环节各种权力的相分离,加强企业内部权力之间的相互制约,使得采购腐败现象被扼杀于源头上。

(四)确保评标专家的资质满足标准和要求

企业如果收到了投标方的投标文件,就意味着招投标工作已经进入评标环节。评估环节具体工作流程如下。

1.专家对接到的“技术方案”进行书面形式的技术评审。

2.专家对”技术方案”进行评审后,企业可以就投标文件中的相关疑问提出来,以寻求专家或企业技术人员的解答与帮助,并以书面形式向投标方提出相关的商务或技术澄清提纲,并要求投标方在设定时限内以书面形式返回应答。

3.企业将投标方返回的澄清提纲答卷进行复印,将复印的纸张传发给评标专家,这就实现了采购评标过程。整个评标阶段时间应该根据问题的多少来设定,做到先评技术标,再评商务标。

4.事先设定好评分方法,专家组各成员在评标和投标方面的基础上实现最后评审。评审的主要内容应包括:技术性能、性能价格比、投标方能力与业绩、优惠条件、投标方资质等方面,也可以进行评审排名。

因此,必须保证专家和企业技术人员的职业水平,确保他们本身的知识程度,操作能力达到相应标准,这才使评标结果更科学,更有说服力。

四、结语

通过上文的分析,可以知道物资招标采购是企业成长与壮大过程中不容忽视的一个重要环节,它可以使企业获得源源不断的发展能源,保持企业长盛不衰的生命力。但现阶段的物资招标工作中还存在诸多问题,提高招标采购管理工作水平还任重道远。因此,必须进行采购管理模式的创新,结合企业自身发展的情况和经济能力,制定和完善相关的采购责任制、质量检验责任制及价格管理责任制,加强对采购原材料的质量把关,严禁质量不达标的材料进入生产领域。还要加强对采购环节腐败问题的监督,提高采购人员的相关法律意识,丰富他们的职业知识,提高操作技能,最大程度提高企业采购工作的水平和效率。

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